Med ett modernt rekryteringssystem går rekryteringarna som på räls, både internt och för kandidaterna. Det har den finska yrkesskolan Ammattiopisto Spesia fått erfara. När rekryteringsvolymerna växte behövde Spesia ett mer mångsidigt och robust, men ändå lättanvänt, rekryteringssystem.
I det här kundcaset berättar Päivi Starast, Jasmiina Aalto-Hätinen och Minna Mäkilä från Spesias HR-team hur de hittade det de letade efter i TalentAdore Hire.
Spesia – många yrkesgrupper och stor bredd
Ammattiopisto Spesia är en mångsidig och modig yrkesskola med inriktning på specialundervisning. Skolan har redan 770 anställda på 12 orter. Utbildningsutbudet omfattar ett tjugotal yrkesexamina: de studerande kan bland annat utbilda sig till yrkesperson inom handel, bilmekaniker, kock eller plåtsvetsare. Dessutom erbjuder Spesia olika förberedande utbildningar.
”Vårt uppdrag är att både studerande och personal ska få glänsa på Spesia. Var och en av oss, oavsett roll, finns här för våra studerande”, säger HR-direktören Päivi Starast.
”Vi är inte heller en hierarkisk arbetsplats – vi samarbetar brett över gränserna mellan sektorer och orter.”
”’Spesiaandan’ är det som förenar oss alla. Den märks och känns i vardagen, även om vi finns i olika delar av Finland och delvis arbetar hybrid”, tillägger HR-specialisten Jasmiina Aalto-Hätinen.
Även om Spesia är en yrkesskola med inriktning på specialundervisning anställer skolan också yrkespersoner från många olika områden utöver pedagogiska experter.
”Vår största personalgrupp är undervisnings- och handledningspersonalen. Dessutom har vi medarbetare inom experttjänster, boendetjänster, studerandetjänster, arbetslivstjänster och stödtjänster. Inom administrationen har vi olika roller inom IT, kommunikation samt HR och ekonomi”, sammanfattar Päivi.
I rekryteringen lägger Spesia stor vikt vid jämlikhet och mångfald. Spesia vill vara en samhällspåverkare när det gäller jämlikhet och respekt för olikheter.
”Det är viktigt för oss att hitta yrkespersoner som delar våra värderingar. Kandidaterna måste visa en genuin vilja och entusiasm att bygga ett mer mångfaldigt och jämlikt samhälle.”
”Vi vill att jämlikheten ska förverkligas i allt större utsträckning. Under 2024 införde vi lönetransparens, och därför anges lönespannet för tjänsterna redan i platsannonserna”, säger Jasmiina.
Helheten avgjorde valet av rekryteringssystem
”Utöver funktionerna övertygades vi av TalentAdores service. Vår upphandling var omfattande, men vi fick kontinuerligt och snabbt stöd från TalentAdore och tydliga svar på våra frågor.”
På Spesia ska rekryteringarna vara transparenta och jämlika och hålla en jämn kvalitet. När rekryteringsvolymerna växte behövdes mer robusta verktyg som stöd, så att målen fortsatt kunde nås.
”Systemet vi använde tidigare motsvarade inte längre de behov som kom med vår tillväxt. Vi ville också hitta ett system som på ett tillförlitligt sätt följer alla dataskyddsregler”, säger HR-assistenten Minna Mäkilä, som var med i upphandlingen av det nya rekryteringssystemet.
”Samtidigt är det helt avgörande att systemet är lätt att använda, eftersom de rekryterande cheferna till stor del ansvarar för sina egna rekryteringar”, instämmer Jasmiina.
”Vi har många chefer, och alla har sin egen stil och sina egna önskemål. Men det är viktigt att processerna fungerar och upplevs som enhetliga av våra sökande.”
Tillgänglighet låg också högt upp bland urvalskriterierna.
”Lättanvända ansökningsformulär var oerhört viktiga för oss. De påverkar kandidatupplevelsen direkt och spelar en stor roll för tillgängligheten.”
Det var helheten som avgjorde valet av det nya rekryteringssystemet. När de hade jämfört olika leverantörer var beslutet att välja TalentAdore Hire ändå lätt.
”Utöver funktionerna övertygades vi av TalentAdores service. Vår upphandling var omfattande, men vi fick kontinuerligt och snabbt stöd från TalentAdore och tydliga svar på våra frågor”, sammanfattar Päivi.
Ett smidigt införande blev en positiv överraskning
TalentAdore Hire infördes på Spesia mitt under sommarsemestrarna. Trots den utmanande tidpunkten gick införandet och uppstarten smidigt.
”Vi kastades in på djupt vatten, kan man säga, eftersom några rekryteringar drog i gång direkt efter införandet. Cheferna lärde sig använda TalentAdore Hire riktigt snabbt, trots att de var lite oroliga i början”, minns Jasmiina.
”Jag skulle säga att införandet av TalentAdore Hire gick förvånansvärt bra – och jag är ändå en notorisk skeptiker”, skrattar Minna.
Ett system som utvecklas gör strategisk rekrytering möjlig
”Systemet sparar tid och låter oss kommunicera med våra kandidater heltäckande, aktivt och personligt. De sökande har berömt vår rekryteringskommunikation, och vi upplever …”
Med TalentAdore Hire har Spesia kunnat bygga processer som passar organisationen. Systemet används både för interna och externa rekryteringar, och jobbannonserna och ansökningsformulären har ett utseende som speglar Spesias varumärke.
”TalentAdore Hire gör rekryteringen effektiv och transparent. Vi vet alltid i vilket skede rekryteringen, kandidaterna och ansökningshanteringen befinner sig. Rapporterings- och analysverktygen är också mycket värdefulla, eftersom de gör det möjligt att utveckla processen och arbeta mer strategiskt”, sammanfattar Päivi.
I rekryteringar med många ansökningar är det viktigt att urvalet går effektivt och enkelt. Ett lyckat exempel är Spesias sommarjobbsrekrytering.
”Vi skötte hela sommarjobbsrekryteringen med en enda annons och använde TalentAdore Hires smidiga taggfunktion för att kategorisera de sökande”, berättar Minna.
Kandidatupplevelsen är en av de viktigaste prioriteringarna i Spesias rekryteringar. Kandidaternas återkoppling mäts aktivt med TalentAdores verktyg.
”Systemet sparar tid och låter oss kommunicera med våra kandidater heltäckande, aktivt och personligt. De sökande har berömt vår rekryteringskommunikation, och vi upplever att det till stor del är TalentAdore Hires förtjänst.”
Systemets anpassningsbarhet och ständiga utveckling får också beröm.
”Det finns många funktioner i systemet som vi inte har börjat använda än, men det kommer vi absolut att göra! Ett bra exempel på den ständiga utvecklingen är den nyligen lanserade funktionen för anonym rekrytering, som vi hade väntat ivrigt på”, säger hela HR-teamet på Spesia glatt med en mun.
Kundsupporten ger trygghet i en hektisk rekryteringsvardag
Spesias HR-team hade tidigare inte imponerats av systemleverantörers kundservice. Men TalentAdores Customer Success-team och tekniska support har ändrat den bilden.
”När vi behöver hjälp kommer den snabbt och pålitligt. Jag upplever att man på TalentAdore är genuint intresserad av kunden”, konstaterar Päivi.
”Återkoppling och utvecklingsidéer tas också emot med öppna armar. Vi har aldrig haft några större problem, men vi kan lita på att frågor och utmaningar blir lösta.”
Vad vill Spesias HR-team säga till företag som funderar på att införa eller byta rekryteringssystem?
”Välj TalentAdore! Samarbetet har fungerat smidigt, och systemet uppskattas av både användare och arbetssökande.”
Vill du höra mer om TalentAdores moderna rekryteringssystem? Boka en demo, så pratar vi om era rekryteringsutmaningar och hur vi kan hjälpa er att lösa dem. Du får också se i praktiken hur vårt system fungerar.
