Datadriven rekrytering – hur du använder analys i din rekryteringsplan

Ändå misslyckas många företag med att använda analys på rätt sätt när de planerar och utvecklar sin rekrytering – eller så förlitar de sig på fel data. Att bygga en systematisk rekryteringsplan är en central del i en modern HR-avdelnings arbete. Och det bästa sättet att göra din rekryteringsprocess mer systematisk är att använda data och analys. Vill du ta reda på hur du kan göra din rekrytering verkligt datadriven? Fortsätt läsa så får du reda på det!

Vill du hellre ha en genomgång steg för steg av hur du använder data i varje del av rekryteringsprocessen? Läs vår guide till datadriven rekrytering.

Vilka mätvärden ska du använda? Grundläggande mått är en bra utgångspunkt

Analyser kan vara ett kraftfullt verktyg för att hjälpa dig att optimera din rekrytering och ge värdefulla insikter om vad som fungerar, varför och när det gör det. Men det kan verka svårt att identifiera de nyckeltal som faktiskt spelar roll för ditt företag. Du kan använda data för att mäta och analysera olika aspekter och stadier av dina rekryteringsprocesser.

Det är ofta enklast att utgå från grundläggande data och bygga vidare därifrån. Exempel på grundläggande data som ofta används inom rekrytering:

• Antal rekryteringar
• Antal tillsatta tjänster
• Kandidatvolym

Med ovanstående data kan du ta reda på hur ofta du blev tvungen att lägga ut tjänster på nytt, vilka jobbannonser som lockade flest sökande, hur ofta du träffade rätt och hur eftertraktad du var bland arbetssökande i allmänhet. Allt detta är värdefull information att ha när du planerar och utvecklar din rekrytering.

Gå djupare, skapa bättre prognoser och bättre resultat

I de flesta fall räcker inte grundläggande data för att på ett korrekt sätt analysera dina processer och förutsäga rekryteringsbehov för framtiden. Genom att använda mer avancerad analys kan du få värdefulla historiska data och identifiera förbättringsområden i såväl dina processer som din rekryteringsplan. Time to hire kan mycket väl vara nyckeln för att nå dina rekryteringsmål.

Att ha detaljerade data om ledtiden för dina rekryteringar ger underlag för mer realistisk rekryteringsplanering. Djupare dataanalys kan hjälpa dig att hitta sätt att nå kortare time-to-hire totalt sett – effektivare rekrytering är bra både för företaget och kandidaterna. Anställningskostnaden är en självklar siffra att hålla koll på.

Att veta hur mycket resurser som krävs för att hitta rätt kompetens är centralt för att matcha din budget med dina rekryteringsbehov. Det ger också en bredare bild av effektiviteten i dina rekryteringsprocesser: använder du rätt kanaler? Lockar du rätt kompetens? Är dina processer för komplexa eller inte tillräckligt detaljerade för att leverera bra resultat?

Trots detta redovisade bara 41 % av företagen sina anställningskostnader under 2019. Vill du räkna ut dina anställningskostnader? Lägg ihop de externa och interna rekryteringskostnaderna och dela summan med antalet anställningar. Glöm inte bort vikten av att behålla kompetens: svårigheter att behålla rätt kompetens har en direkt påverkan på hur svårt jobbet blir för dina rekryteringsansvariga och ditt kompetensförsörjningsteam.

Förhållandet mellan nyanställningar och ersättare borde vara ett mått som alla HR-avdelningar tittar på när de planerar sin rekrytering – det kan vara en av orsakerna till dåliga rekryteringsresultat, exempelvis hur ofta man träffar rätt och hur ofta man behöver rekrytera ad hoc. Det kan också bidra till att upptäcka problem inom andra HR-funktioner, till exempel onboarding.

Att använda mer avancerad analys är också ett bra sätt att skilja ut sig från konkurrenter som kanske baserar sina rekryteringsplaner på mindre mätbara, mindre förutsägbara mål.

Så räknar du ut de viktigaste rekryteringsmåtten

När du bygger nästa års rekryteringsplan är det här måtten du vill ha till hands. Här ser du vad varje mått visar och hur du räknar ut det:

Rekryteringskvalitet är svårast att mäta, men det är dit allt fler TA-team är på väg: i LinkedIns rapport Future of Recruiting 2025 trodde 72 procent av rekryteringsproffsen att AI kan förbättra hur rekryteringskvalitet mäts. Håll också koll på andelen accepterade erbjudanden. Gartner fann att andelen kandidater som tackade ja till ett jobberbjudande sjönk från 74 procent 2023 till 51 procent 2025.

Glöm inte de sökande – mjuka data kan leda till konkreta resultat

Så, nu använder du viktiga nyckeltal, som anställningskostnad, ledtider och kandidatvolym för att bättre planera din rekrytering. Men vad kan orsakerna bakom dina resultat vara – vare sig de är bra, helt ok, eller dåliga? Det är här det är viktigt att titta på data direkt från källan: de sökande. Ställ följande frågor:

• Hur var kandidatupplevelsen?
• Hur många sökande fullföljde sin ansökningsprocess?
• Hur pass bra var kandidaterna, eller hur många relevanta sökande fanns det?
• Vilken kanal/källa gav flest/mest relevanta kandidater?
• Hur stor andel drog sig ur processen, och vad var anledningen till att de drog sig ur?
• Hur stor variation fanns det i poolen av sökande?
• Hur upplevde era rekryteringschefer att de presterade?

Att hitta sätt att mäta frågorna ovan när du planerar dina framtida rekryteringar kan spara tid, pengar och undvika massor av frustration.

Mät ditt Employer Brand – ditt arbetsgivarvarumärke – för att se om du gör rätt saker

En sund och tydligt kommunicerad "EB" är avgörande för att få en konkurrensfördel i dagens rekryteringsmiljö. Men hur kan du få koll på ditt employer brand? Du måste förstås använda data. Vissa av de mått vi diskuterade tidigare, exempelvis kandidatupplevelse, förhållandet mellan nyanställningar och ersättare och antalet och nivån på de sökande bidrar säkerligen till ditt arbetsgivarvarumärke, men de innebär inga tydliga sätt att mäta det. Du kan dock kombinera dem med andra data, till exempel:

• Synen på och medvetenheten om arbetsgivarvarumärket.
• Medarbetarnöjdhet.
• Nöjdhet bland tidigare anställda

…och du kan bedöma var du står och vad du behöver göra framöver för att stärka ditt arbetsgivarvarumärke. Vill du ha tips? Ladda ner vår guide till employer branding.

Sätt upp mål, analysera löpande, och kommunicera med företagsledningen

Grunden för att lyckas med äkta datadriven rekrytering är att sätta konkreta mål. Efter att du har samlat på dig och analyserat historiska data behöver du bedöma hur du vill att siffrorna ska se ut, säg ett år framåt? Utan mål blir din data bara ett observationsverktyg, snarare än ett komplett verktyg för systematisk rekrytering, som det kan vara.

Så gör du om data till en plan:

1. Blicka bakåt. Ta fram förra årets siffror för varje mått, gärna per typ av tjänst.
2. Blicka framåt. Fråga verksamheten hur många personer som behövs, i vilka roller och när.
3. Sätt ett mål för varje mått, till exempel att korta time to hire från 45 till 35 dagar.
4. Kom överens om åtgärderna som flyttar siffrorna, som en ny kanal, en kortare process eller löneintervall i platsannonserna.
5. Följ upp regelbundet – varje månad med rekryteringsteamet och varje kvartal med ledningen.

Dataanalys är ett viktigt verktyg om det används på rätt sätt och görs regelbundet. Först då kan du göra nödvändiga förändringar och optimeringar och uppnå de mål du har satt upp. Och alla HR-proffs vet hur mycket chefer älskar siffror. Att samla in värdefulla data och kommunicera den med företagsledningen kommer att göra ditt liv så mycket enklare!

Hur kan jag samla in sån data? Rätt ATS-lösning är avgörande

Bra! Nu vet vi vikten och värdet av relevanta nyckeltal för att planera rekrytering, men det viktigaste är att faktiskt börja samla in data. Att vara datadriven kräver rätt verktyg. Ett heltäckande system för att hålla koll på sökande ger dig just sådana verktyg, och dessutom en rad olika andra fördelar. TalentAdore Hire kan hjälpa dig att samla in, analysera och visualisera dina rekryteringsdata.

Med vår lösning kan du mäta din kandidatupplevelse i realtid och samla in öppen feedback, få överblick över data om dina jobbannonser och ansökningar, och bättre insyn i effektiviteten i din rekryteringsprocess. Du kan också fråga AI-assistenten Taika om dina tjänster och kandidater, eller titta på vår video om Advanced Analytics 2.0 för att se rapporterna i praktiken. Intresserad? Boka ett möte med våra specialister direkt.